COVID-19 & Home Office

"COVID-19 & Home Office"

Zusammenfassung: Soziale Distanzierung zur Eindämmung der SARS-NCOV-2 Pandemie erfordert weiterhin deutlich mehr Home-Office Arbeit als vor der Pandemie in vielen Betrieben üblich. Wir möchten unseren Beitrag leisten und Unternehmen die Umstellung erleichtern. Im Folgenden finden Sie daher wichtige Tipps rund um die Einführung von Remote Work. Außerdem stellen wir ab sofort Unternehmen, die auf Home-Office umstellen unsere Software Loopnow für drei Monate völlig kostenfrei zur Verfügung.

Corona und warum wir jetzt handeln sollten

Die Situation in Europa und insbesondere auch in Deutschland verschärft sich immer wieder zunehmend durch neue Varianten und drastisch erhöhte Ansteckungsgefahr. Die exponentielle Wachstumskurve an Infektionen und damit verbundenen COVID-19 Erkrankungen erfordern weiterhin entschiedene Reaktionen. Weiterhin ist es wichtig, Infektionsketten zu unterbrechen oder zumindest zu verlangsamen.

Eine der effektivsten Möglichkeiten ist hier neben Hygienemaßnahmen wie regelmäßigem Händewaschen das “Social Distancing”, bei dem Ansteckungsmöglichkeiten durch das Minimieren von persönlichem Austausch reduziert werden. Neben der Absage von Großveranstaltungen wie Konzerten gehört hierzu natürlich auch die Minimierung von persönlichen Kontakten am Arbeitsplatz. Eine gute Zusammenfassung zur Begründung der Maßnahmen finden Sie hier.

Welche Maßnahmen Arbeitgeber treffen sollten

Neben öffentlichen Einrichtungen wie Schulen und Universitäten und Veranstaltungsräumen wie Messen oder Clubs ist der Arbeitsplatz ein vorherrschender Ort zum Austausch mit anderen - und damit auch ein Raum, der für Infektionen prädestiniert ist.

Um diese Infektionsmöglichkeiten zu eliminieren sind Arbeitgeber angehalten, Büropräsenz zu minimieren und auf Arbeit aus dem Homeoffice umzustellen.

Wir bei Loopline verzichten ebenfalls komplett auf Büropräsenz und haben dementsprechend auf Remote Work umgestellt. Uns ist bewusst, dass wir als Digitalunternehmen für ein solches Vorgehen natürlich prädestiniert sind und unsere flexiblen Arbeitsplätze haben in der Vergangenheit schon ausreichend Gelegenheit für “Testläufe” gegeben. Im Folgenden möchten wir einige unserer Erfahrungen teilen, und möglichst viele Unternehmen zu ähnlichen Schritten befähigen. 

Das sollte bei der Umsetzung auf Homeoffice beachtet werden

Gerade Unternehmen, die bisher noch keinen überwiegend aus dem Homeoffice arbeitenden Teil der Belegschaft haben, sollten die folgenden Tipps für effizientes Remote-Arbeiten beachten:

1) Arbeitsplatz:
Neben jobspezifischen Anforderungen sind hier vor allem folgende Dinge wichtig:

• Gute Internetverbindung. Unternehmen mit vielen Mitarbeitern in Gegenden mit schwach ausgebauter Internet Infrastruktur können u.U. mobile Hotspots zur Verfügung stellen.
• Monitor: Genug Bildschirm macht in vielen Tätigkeiten einen großen Unterschied für die Produktivität. Unternehmen sollten hier flexibel sein und Mitarbeitern z.B. freistellen, den Bildschirm aus der Firma zeitweise für das Homeoffice auszuleihen. 
• Auf andere Faktoren hat die Firma weniger Einfluss. Hierzu zählen Ergonomie, Lichtverhältnisse, Ruhe etc. Das Gebot der Stunde ist auch hier: Flexibilität und Vertrauen, dass die Mitarbeiter sich für sie nutzbare Verhältnisse schaffen.

2) Abstimmungseffizienz erhalten:

Auch aus der Ferne sind mündliche Abstimmungen einer der effizientesten Wege zur Kommunikation. Der beste und effizienteste Weg, Meetings zu virtualisieren sind Videotelefonie-Plattformen. Bewährte Anbieter sind hier u.a. Zoom, Join.me und Webex. Sollte Ihr Unternehmen in der Microsoft oder Google Welt leben, gibt es hier mit Microsoft Teams und Google Hangouts auch direkt einsetzbare Bordmittel. Vorteil: Bei der Videotelefonie gehen auch non-verbale Signale in der Kommunikation nicht verloren.

3) Ergebnissteuerung durch agile Ziele:

Remote Work erfordert ein Umdenken in der Mitarbeitersteuerung. Physische Anwesenheit als “Fleißindikator” fällt weg - im Idealfall steuern Manager Ihre Mitarbeiter daher primär über Ergebnisse. Das funktioniert am besten über klare und agile Ziele. Diese können individuell oder auf Teamebene festgelegt werden. Ein Tracking erfolgt im Idealfall mindestens auf Wochenbasis. Wichtig ist, dass die Ziele agil bleiben, das heißt auch flexibel sich ändernde Realitäten im Geschäftsablauf abbilden können. Für Mitarbeiter ergibt sich der Vorteil immer klar kommunizierter Prioritäten.

Hierfür bietet sich die OKR-Methode an. Sie ist schnell und flexibel einsetzbar, und erlaubt auch ohne viel Training eine schnelle Implementierung von ergebnisgesteuerter Führung. 

4) Mitarbeiter durch regelmäßiges Feedback involviert halten:

Engagierte und motivierte Mitarbeiter sind produktiver und kreativer, Eigenschaften auf die Unternehmen gerade in schwierigen Zeiten angewiesen sind. Gleichzeitig wird es für Manager aber aus der Ferne schwieriger, sich auf ihr Bauchgefühl zur Mitarbeiterstimmung zu verlassen. Kontinuierliche kleine “Puls-Checks” zur Mitarbeiterzufriedenheit helfen hier, schnell auf Veränderungen zu reagieren und die besten Mitarbeiter auch im Home Office engagiert zu halten. Mitarbeiter bekommen so auch eine Plattform, konkrete Verbesserungsvorschläge einzubringen. 

5) Teams effizient halten:

Auch in Teams erfordert verteiltes Arbeiten Tools, die mögliche Hürden für die Zusammenarbeit transparent machen. Regelmäßige Befragungen zu Themen wie:

• Haben wir aktuell Blocker?
• Stimmt die Kommunikation im Team?
• Sind wir im Zeitplan?
• Stimmt die Work-Life-Balance?

sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit auch ohne den täglichen persönlichen Kontakt reibungslos läuft. Ergebnisse werden hier idealerweise regelmäßig transparent im Team besprochen.

6) Bindung und Motivation erhalten:

Team Traditionen wie gemeinsame Drinks am Freitag, Allhands-Meetings oder Q&A Termine mit der Geschäftsführung sollten unbedingt weitergeführt werden - nur eben virtuell. Damit erhält man die positiven Elemente der Firmenkultur. Es fällt schon das gemeinsame Mittagessen weg. Solche Termine sind dann oft der einzige “Kleber”, der die Belegschaft auf menschlicher Ebene zusammenhält.

Wie wir hier helfen können

Mit unserer Cloud-Software “Loopnow” stellen wir Unternehmen ein in Minuten einsatzbereites Werkzeug zur Verfügung, das bei einigen der oben genannten Punkte wichtige Unterstützung leistet. In einer Software unterstützen wir bei:

• OKR Management für Team- und Individualziele
• Regelmäßige Pulschecks zur Mitarbeiterzufriedenheit
• Team-Feedback zur Effizienzsteuerung für Teams

Dabei legen wir besonders viel Wert auf eine Implementierung, die sowohl mobil verfügbar, als auch besonders einfach in der Anwendung ist. Damit können wir Unternehmen und Teams sehr schnell in die Lage versetzen, einige der wichtigsten Herausforderungen von Remote-Work zu meistern.

Unsere Entscheidung: Loopnow kostenlos für alle Unternehmen, die auf Remote Work umstellen

Wir bei Loopline haben beschlossen, dass wir unseren Beitrag zur Unterstützung von Unternehmen leisten möchten. Um die Umwälzungen auf Remote Work so gut wie möglich zu vereinfachen, stellen wir Loopnow allen Unternehmen, die auf Homeoffice Arbeit umstellen für die nächsten drei Monate kostenlos zur Verfügung - no strings attached. Wir hoffen, dass sich die Situation bis Sommer entspannt hat. Unser Angebot ist daher zunächst bis zum 15. Juni 2022 begrenzt. Aber keine Angst - zur Registrierung ist keine Kreditkarte nötig und Unternehmen, die ihn danach nicht mehr benötigen können den kostenlosen Account zum 15. Juni einfach auslaufen lassen.

Wenn wir Ihnen bei der Umstellung helfen können, buchen Sie hier einfach einen Termin für einen kurzen Videocall, in dem wir Sie durch die wichtigsten Funktionen führen und Ihren Account für Sie erstellen.

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