Warum Feedback operativ werden muss.

"Warum Feedback operativ werden muss. Oder: Warum Entwicklung nur an der Oberfläche kratzt"

Die meisten Unternehmen haben verstanden: Eine immer dynamischere Umwelt erfordert Agilität und enge Innovationszyklen. Feedback spielt dabei eine elementare Rolle. Vereinfacht ausgedrückt: Je höherfrequentiert das Feedback, desto schneller die Reaktionszeit auf externe und interne Änderungen und desto agiler die Organisation.

Immer mehr Organisationen implementieren daher digitale Tools für regelmäßige Mitarbeiterbefragungen (Engagement Befragungen, Pulse Checks) als Teil ihrer Steuerungsmechanismen. Das ist ein wichtiger und guter Schritt hin zu mehr Transparenz und effizienterem People Management. Wer hier aufhört, verspielt aber leider das größte Potenzial, was in regelmäßigem Feedback steckt.

Warum? Hat man die digitalen Möglichkeiten dafür erst einmal eingeführt, eröffnen sich komplett neue Möglichkeiten, die Produktivität von Teams und Individuen durch kontinuierliches Feedback zu unterstützen. Dazu muss Feedback inhaltlich operativer werden und von der HR Abteilung in die Hand von Teams und Individuen gelegt werden.

Hierzu unterscheiden wir zwischen verschiedenen Spielformen von Feedback entlang der zwei Achsen Organisationsebene und inhaltliche Ausrichtung. Beide wollen wir im Folgenden näher untersuchen, sowie zwei konkrete Anwendungsbeispiele für operatives Feedback mit auf den Weg geben.Kosteneinsparungen in großem Umfang möglich. Die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kunden umgehen, verändert sich dramatisch und wird sich weiterhin entwickeln. 

Inhalt: Von der Wertung zur operativen Unterstützung

Die Abgrenzung zwischen entwickelndem Feedback und operativem Feedback liegt hier vor allem in der zeitlichen und inhaltlichen Nähe der durch das Feedback zu erwartenden Verbesserungen zu konkreten Aufgaben/Inhalten. Damit Feedback operativ ist, sollte es zwei Voraussetzungen erfüllen: Es ist a) schnell umsetzbar und b) nicht wertend. „Klassisches“ entwickelndes Feedback hat fast immer eine wertende Komponente und einen vergleichsweise langen Zeithorizont zur Umsetzung daraus resultierender Maßnahmen – seien es Zufriedenheitsbefragungen der gesamten Organisation, oder klassische Mitarbeitergespräche. Operatives Feedback hingegen streicht die wertende Dimension und richtet sich ganz klar auf die kurzfristig umsetzbare Verbesserung von Zusammenarbeit und Zielerreichung.

Beispiel für operatives Feedback 1: Manager Self-Check:

Manager bekommen einmal im Monat von ihren Teammitgliedern Feedback zu drei konkreten Fragen:

1. Meine aktuellen Prioritäten sind mir klar
2. Ich habe genug Zeit mit meinem Manager
3. Ich habe das Gefühl, dass mein Manager meine aktuellen Herausforderungen kennt

Wichtig hier: Nur der Manager selbst sieht die Antworten, die Beantwortung ist freiwillig. So wird das Feedback zur direkten, aktiven Führungsunterstützung – sehe ich als Manager, dass eines meiner Teammitglieder mehr Zeit mit mir braucht, kann ich direkt gegensteuern.

Kontrastiert mit einem „klassischen“ Führungskräfte 360° Feedback mit Kompetenzdimensionen, Entwicklungsfokus und HR Moderation wird klar, wo der inhaltliche und zeitliche Unterschied von operativem Feedback liegt.

Organisationsebene: Von der HR Abteilung zu den Teams

Die zweite Voraussetzung für operatives Feedback: Es muss näher an die Akteure der konkreten Aufgabenerfüllung rücken. Klassischerweise wird Feedback von der HR Abteilung oder der Geschäftsführung betreut und ausgewertet. Eine zentrale Steuerung über Implementierungsbegleitung hinaus macht für operatives Feedback aber wenig Sinn. Um auf allen Ebenen der Organisation Wert zu schaffen, sollte Feedback dem agilen Gedanken folgend aber dort angewendet werden, wo es möglichst direkt von den Beteiligten ausgewertet und umgesetzt werden kann. Konkret bedeutet das: Von Teams oder einzelnen Individuen. Das funktioniert am besten mit einem gewissen Automatisierungsgrad. Wenn Feedback automatisiert „im Hintergrund“ ausgespielt wird stellt man sicher, dass es das Tagesgeschäft nicht unterbricht und Feedbackbeantwortung und -auswertung so besser angenommen werden.

Im Beispiel oben haben wir schon gezeigt, wie operatives Feedback einzelnen Führungskräften wichtige Impulse zum kurzfristigen Gegensteuern geben kann. Das folgende Beispiel zeigt den Nutzen für die Anwendung in Teams.

Beispiel für operatives Feedback 2: Team-Barometer:

Teams beantworten anonym einmal im Monat 5-10 Fragen zur konkreten Zusammenarbeit, u.a.:

• Haben wir aktuell Blocker?
• Funktioniert die Kommunikation im Team?
• Stimmt die Work-Life Balance?
• …etc. (kontaktieren Sie uns gerne für Best-Practice-Beispiele)

Auch hier sind die Fragen nicht wertend, und sollten direkt im Team ausgewertet werden. Stellt man Schmerzpunkte fest, kann direkt gemeinsam darüber gesprochen und gegengesteuert werden. Zeitnah und ohne, dass „von oben“ Maßnahmen eingeleitet werden müssen. Gerade in verteilten Teams, die entweder komplett oder teilweise im Homeoffice arbeiten, kann hier die Effizienz massiv erhöht werden. Die Vorteile:

• Durch die Trennung von Befragung und Auswertung werden aus langwierigen Abstimmungs-Videocalls lösungsorientierte Meetings, die sich auf eine konkrete und ehrliche Datenbasis stützen.
• Schüchternere Mitarbeiter werden nicht überhört, sondern bekommen eine Stimme mit gleichem Gewicht.
• Missstände werden erkannt korrigiert, bevor sie aus dem Ruder laufen.

In Kombination mit einem ergebnisorientierten Zielmanagement kann die Arbeit so maximal produktiv und angenehm gestaltet werden. Ein weiterer Vorteil: Hat die HR Abteilung Zugriff auf die (anonymen!) Ergebnisse, kann ein in der breite eingesetztes Team-Barometer zentral ausgewertete Engagement-Befragungen obsolet machen – die entsprechenden Daten fallen quasi „nebenbei“ an. 

Zusammenfassung: Die Vorteile von operativem Feedback

Wollen Unternehmen die vollen Möglichkeiten digitaler Feedback Tools nutzen macht es also sehr viel Sinn, sich entlang der Wertschöpfungskette zu fragen: Wo können wir Feedback noch sinnvoll einsetzen, um Iterationszyklen zu verkürzen. Die HR Abteilung mit ihren Kompetenzen in der Gestaltung von Feedback kann hier enormen Wert für und mit der Linie schaffen, indem sie die spürbaren Resultate von regelmäßigem Feedback nahe an Teams und Mitarbeiter bringt. 

Die Erfahrung mit unserem Tool für operatives Feedback, LoopNow, hat gezeigt, dass die Anwendung für die gesamte Organisation sich in einem ganzen Blumenstrauß an Vorteilen äußert:

• Gestiegene Produktivität durch Automatisierung und Desynchronisierung der Datenerhebung
• Schnellere Reaktionen durch Normalisierung agiler Iterationszyklen
• Anonymisierung gibt allen eine ehrliche Stimme
• Klares Bild durch weniger „Visibility Bias“ (=nur der Lauteste bekommt Gehör)
• Nutzen für den Einzelnen wird direkt erfahrbar

Haben Sie Interesse an operativem Feedback? Lassen Sie es uns gerne wissen! Mit unseren digitalen Lösungen für Feedback, 360° Entwicklung und OKR Management, sowie unserer Loopline Academy helfen wir Organisationen seit 2014 mit maßgeschneiderten Anwendungen ihre Zusammenarbeit maximal produktiv zu gestalten.

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